Retrospektiva není jen o efektivitě

Lidé chtějí být lepší

Retrospektiva je jednou z nejdůležitějších a zároveň nejvíce podceňovaných ceremonií ve Scrumu. Jejím úkolem je poskytnout týmu prostor pro vhled do fungování týmu. Na základě zjištěného může tým přizpůsobit své každodenní fungování a zlepšovat nejen atmosféru, ale také efektivitu své práce.

Jedná se o aplikaci empirismu společným, skupinovým definováním slabostí a zároveň nacházení způsobů jejich odstranění či minimalizování. Tento empirický přístup vhledu a adaptace je jádrem celého Scrum a prostupuje celou příručkou Scrum Guide.

Základem je efektivní komunikace

Předpokladem dobře fungujícího (Scrum) týmu je otevřenost, důvěra, respekt a odvaha říci si na rovinu co je důležité a co ne, co nefunguje, kde se nám nedaří a co potřebujeme zlepšit. Schopnost říci si kde se víme, jestli přímo musíme zlepšovat.

Pouze týmy, které spolu dokážou efektivně komunikovat, umí rychle a adekvátně reagovat na turbulentní podmínky trhu. Celková atmosféra v týmu a pocit spokojenosti jeho členů má proto obrovský dopad na schopnost odpovědět si na stále častěji přicházející „těžké otázky“, a proto je klíčovým faktorem ovlivňujícím efektivní fungování týmu.

Každý člen týmu přirozeně identifikuje pozitivní a negativní způsoby fungování týmu už jen tím, že je jeho součástí. Nejbližší týmoví kolegové spolu totiž nesdílejí pouze cíle, ale také úspěchy a neúspěchy, a proto mají na reputaci týmu osobní zájem. Nevyužít potenciál takto angažovaného člověka je přečinem nejen vůči Agile. Má přímý dopad na spokojenost členů týmu a ovlivňuje jejich chuť v něm setrvat a pečovat o něj.

Retrospektiva je náročná     

Retrospektivě vdechuje život Scrum Master. Jedná se o facilitátorsky náročné setkání týmu, které zkouší naše hranice důvěry jednoho k druhému. Vyžaduje od svých účastníků vystoupit z komfortní zóny, klást a zodpovědět těžké otázky.

Je proto důležité, aby byla bezpečným místem, kde se každý člen týmu může otevřít a říci, jak se cítí, co ho trápí a kde vidí nedostatky při dosahování společných cílů. Musí být místem, kde svému kolegovi upřímně (a s respektem) řekneme, když nás trápí jeho pracovní kázeň, či jiná deviace od ideální pracovní spolupráce. Vést rozhovory, kterým se za běžných okolností raději snažíme vyhnout. Ale toto není běžná okolnost. Tady jde o hodně. Náš společný cíl a reputaci.

Scrum Master profesionál

Kvalitní retrospektiva má poměrně jasný scénář. Začíná sběrem dat – pocitů, tužeb a názorů členů týmu. Ideální prostřednictvím metody „Silent Writing“, kdy každý nerušeně v klidu a bezpečí vlastní hlavy zpracuje své myšlenky na papír.

Každý člen týmu získá prostor, kde může své pocity veřejně před celým týmem vyjádřit. Zbytek týmu do prezentace nevstupuje a nedoplňuje ji. Vyjádřit se mohou, až když prezentující svůj názor dopoví, aby byla zachována integrita jeho poselství. Pouze má-li člověk prostor vyjádřit se v úplnosti, získá pocit, že na jeho názoru záleží. Následně dochází ke konfrontaci.

Role Scrum Mastera je v tomto momentě klíčová. V rámci facilitace dohlíží, aby účastníci dodržovali základní zásady Scrum (otevřenost, zaměření na cíl, závazek, respekt a odvaha), aby nedošlo k osočování, osobním narážkám, odklonům od tématu či jinak nekonstruktivní debatě.

Dobrý Scrum Master ví, že fungování týmu není postaveno pouze na správné aplikaci release managementu, DevOps procesů či dodržování priorit podle Sprint Backlogu. Být vyslechnut ve společnosti lidí, kteří sdílejí cíle a společně sklízejí plody své práce je neodmyslitelnou součástí týmu, který má šlapat jako hodinky.

Každý potřebuje být vyslechnutý

Možnost vystoupit musí dostat každý člen týmu. Proto se Scrum Master v rámci času vyhrazeného na retrospektivu snaží pracovat s udělováním slova tak, aby nikdo neměl pocit, že vyslechnutý nebyl.

Pokud se někdo opakuje, osobu je třeba zastavit a uctivě zopakovat jádro myšlenky. Tím dáme najevo, že osobu posloucháme a na jejím názoru nám záleží. Popřípadě poselství zapsat na tabuli, aby bylo jasné, že jej bereme v úvahu do fáze tvorby řešení, a dát slovo dalšímu účastníkovi.

Když se vyčerpaly relevantní postřehy k danému tématu, Scrum Master požádá tým, aby se pokusil identifikovat příčiny dysfunkcí root cause analýzou, ‚5 why’s‘, ‚Fishbone‘ či jinou metodou. Zapojení členů týmu při řešení jejich vlastních problémů je klíčové pro zachování pocitu zodpovědnosti nad vlastním fungováním i pocitu vlastnictví jejich procesu.

Tím z nich budujeme seniorní Scrum team. Tak jako při prezentování vstupů retrospektivy je i zde důležité, aby všichni členové týmu měli možnost zapojit se a jejich nápady na zlepšení zazněly na přetřes celému týmu.

„Jsem tady už 30 let a nikdy se nic nezměnilo.“

Posledním neméně důležitým krokem je retrospektivu adekvátně ukončit. Jedinec investoval svůj drahocenný čas, aby před všemi ostatními členy smečky, se kterými sdílí cíle, úspěchy i pády, řekl, co mu leží na srdci. Mnozí takového výkonu nejsou schopni vůbec nebo pouze v bezpečném prostředí retrospektivy facilitované Scrum Masterem, profesionálem.

Jiný než důstojný konec by mohl ohrozit tuto skupinu dlouhodobě. Když dojde k emočnímu vypětí, které nezanechá vlnku na vodě, člověk začne pociťovat značnou frustraci a disonanci, která může podlomit jeho důvěru v budoucí pokusy o zlepšení a transformaci nejen týmu, ale celé společnosti.

Každou iteraci o něco lepší

Scrum Guide ve svém popisu retrospektivy přímo zmiňuje potřebu identifikování aplikovatelného návrhu na změnu a jeho co nejrychlejší vyřešení. Doporučuje jeho stav zviditelnit v backlogu nejbližšího Sprintu na znak důležitosti takové nápravy.

„Zlepšení s největším dopadem jsou vyřešena co nejdříve. Také se mohou stát součástí Sprint Backlogu pro následující Sprint”

– Scrum Guide

Posunout týmovou kulturu o krok dále pomůže mnohdy i maličkost. Tým si společně vytyčí cíl a definuje kroky k jeho naplnění, které stejně jako všechny ostatní cíle sdílejí. Takto dokážeme transformaci a celkové zlepšování sledovat, umožňujeme týmu empirický vhled do aktuálního stavu vlastní přeměny, a tím ji umíme i efektivně korigovat.

Na druhou stranu pokud končíme retrospektivu bez dohody, stane se pouze dalším bezvýznamným meetingem, promrhanou šancí na vhled a adaptaci. Vše zůstane pouze na papíře a místo vyspělého Scrum týmu vychováme skupinu, kterou spojuje nedůvěra ve schopnost změny, lepší zítřky, z frustrace opakujíc stejné zažité a tuhé metody fungování.

Na závěr

Nedílnou součástí zlepšování a růstu je schopnost zastavit se a ve vší upřímnosti přehodnotit svůj přístup a postupy. První retrospektivy začínajících či zakřiknutých týmů bývají emotivní. Přetřásají se témata o základech společného fungování od nedostatku komunikace, nedostatečnou definicí pravidel spolupráce či běžných lidských malicherností. To proto, že prostor pro upřímnou debatu pro ně teprve vznikl.

Být součástí týmu, který dlouhodobě neřeší své každodenní problémy nebo ignoruje návrhy na zlepšení od svých členů, je frustrující a demotivující. Může se zdát, že není cesty zpět, že zlobit se a zoufat si je jediné možné fungování tohoto týmu. To se jen vyplavuje nevyřčené. Neházejte flintu do žita.

Každou další retrospektivou, maličkostí zlepšený Sprint, novou otevřenou debatou s kolegy se vaše spolupráce bude postupně zlepšovat. Seniorní týmy se na svých retrospektivách věnují zvyšování efektivity své práce – implementací nových agilních metod, rozvoji DevOps praktik, možnostmi rozšiřování automatizovaných testů nebo jiné prospěšné činnosti.

Retrospektiva se změní z prostoru, kde si všichni stěžují, na nejočekávanější ceremonii každého Sprintu. Místo, kde se lidé mohou realizovat, navrhovat zlepšení a posouvat vpřed nejen sebe, ale i tým.

Čím dříve umožníte lidem upřímně si popovídat, tím dříve zjistíte, jak vnímají kvalitu a efektivitu vývoje vašich produktů. Není větší radosti z práce, než když se v ní můžete s podporou svého okolí stále zlepšovat.