Kudo karty: nástroj na motivaci i retrospektivu

Základem Agile je zpětná vazba, pro produkt i lidi zároveň. Kromě retrospektivy existují další techniky poskytující zpětnou vazbu, příkladem, který navíc dokáže lidi i motivovat, jsou Kudo karty vycházející z Managementu 3.0.

Slovo kudo v překladu znemaná „sláva“ nebo „uznání“. Kudo karty tedy můžeme přeložit jako jakési „karty uznání“. Jsou to malé kartičky s předtištěným textem – „kudem“ (jako „Super!“, „Děkuji“, „Působivé“, „Do budoucna“, atd.), na které napíšete krátké uznání nebo férovou kritiku a které vám tak zjednoduší poskytnutí zpětné vazby kolegovi.

Člověk, který je takto často oceněn někým v týmu, obdrží malou odměnu, uznání, za práci, kterou udělal. Kudo kartu může napsat kdokoliv a adresovat ji komukoli, můžete ji věnovat jedné osobě nebo celému týmu. Výměna karet mezi kolegy samozřejmě nemá být jen o seriózních uznáních nebo kritice.

Kudo karty dávají prostor pro vyjádření zpětné vazby ve formě, kterou preferuje tým, a často se tak mohou stát místem pro různé vtipy a poznámky mezi členy týmu. Jejich neformální podoba může být ideálním řešením, pokud potřebujete rozhýbat usazený tým a ukázat, jak se postavit k řešení problému mezi sebou nebo jak se na projektu motivovat navzájem.

Kudo karty jsou jednoduchým způsobem, jak prolomit hierarchii firmy, jak motivovat lidi v týmu a jak zjistit, čeho si na vás kolegové váží.

Důležitou součástí výměny Kudo karet je zmiňované vyjádření uznání a díků. I když poděkovat někomu za pomoc nebo mu vyjádřit uznání může trvat jen pár vteřin, pro někoho to může být náročné. Kudo karty tuto bariéru pomohou prolomit. Kromě poskytnutí zpětné vazby kartička v adresátovi jistě vyvolá úsměv, překvapení a možná i dojetí. Zjistíme, čeho si na nás kolegové cení, a dají nám pocit, že svoji práci děláme dobře, že má smysl.

Proč jsou Kudo karty lepší než finanční odměna

Vztah „odměna = posílení snahy“ je v nás zakořeněn již od základní školy, kdy se mnohdy honíme za známkou více než za pochopením učiva. V profesním prostředí se jako motivace využívají hlavně finanční bonusy, přirozeně nás nutící pracovat rychleji a efektivněji.

Tento model využívající základní reflexní dráhu „akce + odměna = posílení akce“, kterou najdeme i u primitivnějších zvířat, však výzkum již více než 30 let ukazuje jako neúčinný. Studie z Workforce institutu (Kronos Incorporated) ve formě online dotazníku ukázala, že až 70 % zaměstnanců se po zvýšení platu cítilo motivováno lépe pracovat jen méně než 6 měsíců.

Avšak obyčejné „děkuji“ dalo pocit satisfakce až 70 % zaměstnanců. Studie indikuje, že malé každodenní projevy uznání a ocenění jsou mnohem důležitější a efektivnější než finančně náročné odměny.

K podobným závěrům přišli Julia Hur a Loran Nordgren, kteří navrhli experiment zaměřující se na vztah člověka a odměny za úkol. Zjistili, že při finanční odměně za splnění úkolu lidé fixovali svou pozornost na odměnu, nikoli na svůj výkon v daném úkolu.

Jak tedy lidi motivovat správně?

IT průmysl, i když se to možná nezdá na první pohled, je ve skutečnosti kreativní průmysl. Daniel Pink ve své knize Pohon ukázal, že v kreativních odvětvích jsou lidé více než penězi motivováni Smyslem, Autonomií a možností ukázat Mistrovství. Jak tedy v takovém prostředí motivovat lidi správně?

V první řadě se ti, kteří definují práci, musí zamyslet právě nad:

• smyslem (vize projektu a produktu, cíle, poznání klienta, jeho potřeb),
• organizací týmů (samořídící týmy, pull princip, kontinuální zlepšování),
• a poskytnutím prostoru pro mistrovství (architektura, nové technologie, nástroje, mandát pro definování jak se řešení implementuje).

Na druhé straně musí tým dostávat odměny, které v členech zanechají pocit docenění a úspěchu. Takové tzv. intristické (vnitřní) motivátory by měly spočívat v pocitu úspěchu po vyřešení náročného problému, v pocitu, že práce, kterou jsem odvedl, má smysl.

Samozřejmě finance a finanční odměny jsou stále důležité, avšak netvoří prioritu a chcete-li u lidí v duchu Agile podnítit zánět pro problém a jejich kreativitu při jeho řešení, neměly by být hlavním motivačním faktorem.

Nejčastěji pozorujeme, jak moc jsou lidé překvapeni, že si ostatní váží věcí a aktivit, které oni sami považují za drobnost.

Kudo karty jsou ideální technikou pro intristickou motivaci. Poskytnutí upřímné, pozitivní zpětné vazby kolegům v nich zanechá pocit docenění a zadostiučinění. Jsou navrženy k oceňování činnosti, ne jen výsledku. Kudo kartu tak můžete napsat nebo dostat kdykoli, umožňují dlouhodobou motivaci, která má smysl bez větších externích časových nebo materiálních nákladů.

Odměny, které splňují kritéria intristických odměn a nepůsobí na motivaci negativně, splňují podle Jurgena Appela tato pravidla:

• Neslibujte odměnu předem: pokud slíbíte odměnu za výsledek, lidská pozornost se zaměří na odměnu, ne na kvalitu práce.
• Anticipované odměny by měly být malé: očekávání menší odměny podle výzkumů nenaruší výkon.
• Odměňujte lidi veřejně: cílem odměňování je podpořit pracovní kreativitu a vyvolat v lidech pocit zadostiučinění, činit tak před ostatními je efektivnější.
• Odměňujte kontinuálně: ceňte si i menší úspěchy, neslavte jen jednou za rok.
• Odměňujte činnost, ne výsledek: výsledek lze dosáhnout jakkoli, ale činnost je o těžké práci a morálce.
• Odměňujte kolegy, ne podřízené: kolegové, se kterými denně pracujete, často vědí proč si zasloužíte odměnu více než vaši nadřízení.

Jak na to: retrospektiva, Kudo box a Kudo stěna

Chcete-li začít s Kudo kartami ve vašem týmu, v první řadě je dobré zahrnout vedení a získat tak finance na malé odměny. Vysvětlete jim přínosy a možný dlouhodobý efekt a nenechte se odradit negativními otázkami. Případně můžete Kudo karty navrhnout až poté, co je s týmem otestujete na několika retrospektivách a zjistíte, zda mají svůj význam.

Kudo karty zkuste týmu představit na retrospektivě. Vysvětlete, co karty jsou a jaké jsou jejich přínosy. Zkuste diskutovat o jakýchkoli věcech, které mají pro tým přínos. Tímto si mohou napovědět při psaní karet a mělo by to usnadnit psaní karty samotné. Následně nechte každého, aby si vybral jednu kartu a pro někoho ji vyplnil.

Můžete je psát anonymně nebo pod přezdívkou. Každou Kudo kartu pak přečtěte nahlas a dejte ji jejímu adresátovi. Čtení karet nahlas před celým týmem je důležitá součást techniky, protože dá adresátovi moment uznání za svou práci a týmu pomůže pochopit, co vidí jednotliví členové jako přínosné. Pokud nejste komfortní se čtením své kudo karty, může s tím pomoci Scrum Master.

Když tým projde malým „kudo školením“, můžete zkusit použít tzv. Kudo box nebo Kudo krabici, což je obyčejná krabice (např. od bot), do které může tým vhazovat karty kdykoli. Karty můžete dále vyhodnocovat na retrospektivě nebo si vyhradit pár minut jednou za měsíc resp. za sprint.

Zkuste, aby byl přítomen i váš nadřízený, jeho angažovanost může na celou věc působit pozitivně. Při vyhodnocení opět každou kartu přečtěte nahlas přede všemi a předejte ji adresátovi.

V tomto stadiu byste určitě neměli zapomenout lidi za přijetí Kudo karty odměnit. Chcete-li Kudo box využívat jako motivaci a dlouhodobě, měla by po pochvale od kolegy přijít i malá odměna. Toto lidi na jedné straně podpoří v participaci na Kudo boxu a na druhé straně především zesílí účinek dobrého pocitu za přijetí karty.

Odměny by však měly být malé, aby nenarušily intristickou motivaci. Příkladem vhodné odměny jsou například lístky do kina, pozvání na oběd, permanentka na squash nebo den dovolené navíc – záleží, zda praktikujete Kudo v rámci týmu nebo v rámci firmy a jak moc angažováno je i vedení. Abyste z Kudo boxu udělali zábavnější aktivitu pro tým, nechte je navrhnout odměny a vytvořte tak prostor pro kreativitu a odreagování.

U Kudo boxu můžete zkusit i tzv. Kudo wall nebo Kudo zeď. Je to část stěny nebo nástěnka věnovaná Kudo kartám. Po přijetí karty ji člověk může vystavit na Kudo zeď a pochlubit se svým úspěchem. Kudo stěna zesílí pocit z karet už jen tím, že jejich tým bude mít na očích častěji.

Každý, kdo půjde kolem, si jí všimne, může se podívat na úspěchy týmu a rovnou se inspirovat, aby Kudo kartu pro někoho z týmu napsal sám. Chcete-li Kudo karty expandovat mimo váš tým, Kudo stěnou můžete lidem ukázat, jaký efekt tato technika bude mít.

Kudo stěna se dá použít nejen pro pochlubení se feedbackem, ale také pro sesbírání nápadů kdykoli během sprintu.

Příklad z praxe

Ve velké nadnárodní korporátní firmě, se kterou jsme během mentoringu spolupracovali, dělali Kudo wall jednoduchým způsobem. Na klasickou černou tabuli lidé psali své kudo vzkazy křídou. Tato stěna byla jednou měsíčně vyhodnocena CEO a širším vedením. Člověk, který byl v příspěvku označený, obdržel den dovolené navíc.

Stejně se sledovalo, kdo příspěvky psal, a tohoto člověka pak například šéf pozval na oběd. Samozřejmě že na tabuli se objevily i vtipy typu „jsem ve firmě nejvyšší a proto mám mít den dovolené navíc“. Vedení mělo dilema, jestli tam takové vzkazy mají být, ale ukázalo se, že i toto lidi podněcovalo ke zdi přijít a přidat svůj feedback.

Navíc to dokázalo, že vedení myslí transparentnost skutečně vážně. K tabuli měli přístup i klienti.

Tipy, jak začít s Kudo kartami ve vašem týmu

Začít s Kudo kartami ve vašem týmu nemusí být snadné. Pokud si myslíte, že vašemu týmu něco přinesou, určitě jděte do toho, musíte ale začít pomalu a v malé škále. Nezapomeňte na těchto pár tipů, které vám pomohou výměnu karet nastartovat:

• Kudo krabici se snažte umístit na frekventované místo, například ke kávovaru. Kudo zeď se snažte mít někde, kudy často chodí lidé nejen z vašeho týmu.
• Ujistěte se, že prázdné karty a ostatní potřeby (pera, lepicí hmota,…) jsou hned u krabice a jsou snadno dostupné. Snažte se vše připravit tak, aby bylo co nejjednodušší Kudo kartu napsat.
• Jděte příkladem a nebojte se ze začátku napsat jednu nebo lépe více Kudo karet pro váš tým a jednotlivé členy, pomůžete jim tak nastartovat svou vlastní iniciativu. Zaběhnutí Kudo karet může trvat pár týdnů, proto se nenechte hned odradit.
• Pokud chcete lidi podpořit v psaní karet, dbejte i na to, kdo je píše, a odměňte ho maličkostí. Vyjádřit uznání a poděkovat je někdy umění :).
• Nenuťte tým psát karty, dejte jim dostatek prostoru pro pochopení výhod karet na vlastní kůži.
• Nezapomeňte na důležitost vyhodnocení, tedy čtení kudo karet a odměnění lidí, kteří je dostali. Posílí to techniku ​​i pocit dobře odvedené práce. Zkuste okamžitě přejít na pravidelnost čtení. To vyvolá návyk.
• Nemusíte odměňovat každého, kdo dostane kartu, můžete odměnit člověka, který jich obdržel nejvíce nebo náhodně vylosovat jednu z kartiček a odměnit jejího adresáta. Vše záleží na vašich možnostech a vašem týmu. Nechte lidi rozhodnout, kdo si zaslouží „gold buzzer“.
• Kudo karty nemusí nahlas číst jen Scrum Master, můžete zkusit, jak bude tým reagovat, když si každý přečte svou kartu.

Nezapomeňte, že z Kudo karet byste si měli vzít, co si myslíte, že bude mít přínos. Můžete je různě obměnit, například je nemusíte psát anonymně nebo je můžete použít jako nástroj pro retrospektivu. Nastavte je vhodně pro váš tým.

Vytvořte si online Kudo zeď ve ScrumDesku

Pro distribuované týmy nebo pro týmy, které chtějí Kudo karty zkusit na retrospektivě bez fyzických karet, je dobrým řešením využívat karty online. Použijte ScrumDesk s Retro Desk, kde si můžete vytvořit Kudo zeď online. Navíc k těmto kartám můžete navázat další aktivity a případně je naplánovat do sprintů nebo cíle firmy a zviditelnit vaše úsilí a výsledky v celé firmě.

Jak na to

1. Otevřete si svůj projekt ve ScrumDesku.
2. Zvolte „RETRO“ z menu nalevo a přepněte náhled na „Retro Desk“.
3. Klepnutím na „All sprint“ vyberte sprint, pokud je to pro vás důležité.
4. Rozbalte „Techniques“ a z menu si vyberte „Kudo cards“.
5. Zatáhněte za kartu, kterou chcete přidat na volnou plochu, a napište kudo pro kolegu.

Vyplatí se zkusit Kudo?

Zavést Kudo karty do vašeho týmu nemusí být snadné, ale výsledek bude stát za to. Zkuste tuto techniku, pokud potřebujete nakopnout usedlý tým, ozvláštnit retrospektivu nebo chcete svůj tým motivovat správným způsobem. Kudo karty vám pomohou vytvořit pohodové prostředí, ve kterém se budou lidé cítit doceněni. Začněte hned stažením prázdných Kudo karet!