O pracovní realitě dnešních dní: Tipy pro online práci v týmu

Obrazovky plné tváří se stávají realitou dnešních dní. I já jsem se setkala dnes se svými kolegy. Online.

Mluvili jsme o tom, jak naší prací můžeme pomoci lidem zvládnout jejich denní agendy. Samozřejmě jsme se zajímali i o to, jak se každý z nás cítí. Nakonec jsme se shodli, že cítíme lítost, každý v různé podobě. Svět se opravdu změnil. Sice je tato změna dočasná, ale neumíme si nyní představit, že to jednou bude opět takové jako dříve.

Ztráta toho, co bylo kdysi samozřejmé, strach z ekonomického krachu, ztráta sociálního kontaktu a především respekt před hrozbou nás paralyzují v běžném prožívání. Kolektivně prožíváme smutek, na který nejsme zvyklí. Uvědomujeme si, že se něco špatného děje, ale nevidíme to. A toto narušuje náš pocit bezpečí.

Ale i v těchto těžkých momentech se ukrývá kus lehkosti a dobroty bytí v malých gestech soucitu a spojení, která nám umožňují ukázat, kým opravdu jsme, jak chceme žít a na čem nám záleží. Stačí se podívat kolem sebe a vnímat, jak tato katastrofa osvobozuje dobrý potenciál nás lidí a dává každému šanci vyjádřit v sobě to nejlepší, co máme. Ať už v pracovním životě nebo mezilidském kontaktu.

Myslím si, že když se naučíme tuto novou situaci přijmout, dokážeme ji také zvládnout.

V přijetí leží síla a kontrola.

Myjeme si ruce, udržujeme bezpečnou vzdálenost, ale v neposlední řadě se učíme novým věcem, například jak pracovat ve virtuálním světě. Virtuální prostředí je neosobní z důvodu fyzické a psychologické vzdálenosti, takže v tomto ohledu musíme být kreativní.

Jako mentoři se často setkáváme s distribuovanými týmy, se kterými jsme pracovali online dávno před touto pandemickou krizí. Účastníme se skupinových setkání, poskytujeme online školení lidem situovaných v týmech po celé Evropě, Americe a aktuálně už i Africe. Využíváme tablety, počítače, televizory a hledíme přitom do té malé tečky v horní části našich obrazovek.

A co jsme se naučili o online světě a facilitování?

Je to opravdu úplně jiný kontext, není to prostě živé setkání ani trénink na obrazovce. I když očekáváme stejné cíle jako při osobním setkání, k dosažení potřebujeme zcela jiné nastavení mysli a nástroje, než jsme zvyklí.

V této souvislosti jsme si sedli s kolegy a poskládali pár tipů a triků, jak efektivně vytvořit virtuální fungování týmů, udržet pracovní momentum z našich domovů a zachovat rutinu.

Buďte flexibilní

Nic nebude fungovat v online světě tak perfektně jako naživo. A ani naživo nefunguje. Jen 20 % pracujících lidí pracuje pravidelně online, někteří lidé online nepracovali nikdy. Pro ty, co jste tu poprvé – „Vítejte!“ Právě jste získali skvělou příležitost naučit se něco nového, co vám odkryje další možnosti fungování a přezmýšlení.

Všechno, co jsme se dosud naučili, je stále relevantní. Přestože nevidíme řeč těla, rozumíme, že to je výzva pro nás všechny, ale stále je to realizovatelné. Při vedení diskusí online, ať už synchronizovaných nebo nesynchronizovaných, nezapomínejme využívat to, co už známe.

Někteří lidé nikdy nepracovali online. Pro ty, co jste tu poprvé – „Vítejte!“ Právě jste získali skvělou příležitost naučit se něco nového, co vám odkryje další možnosti fungování a rozmýšlení. Všechno, co jsme se dosud naučili, je stále relevantní.

Kalibrujte práci online

Ptáte se, jaké jsou komponenty práce online? Vyvažujte práci online. Přizpůsobte se těm, co nemají všechny potřebné prostředky. Slabé připojení na internet může nadělat nepříjemnosti pro vaše kolegy. Nahrajte jim průběh setkání a dodatečně sdílejte. Posílíte tak „learning experience“ a dáte lidem kontrolu.

Přizpůsobte si místnost

Když položíte počítač na stůl, pohodlně se usadíte do své oblíbené židle, s přibývajícím časem setkání se budete postupně ponořovat do vašeho vnitřního světa a začnete se cítit ospale. Je to v pořádku. Děje se nám to i během offline setkání, hlavně když ten pán vpředu má už tak dlouhý monolog.

Využijte váš domácí prostor. Buďte kreativní, položte si počítač na vyvýšené místo, například na žehlicí prkno nebo na krabici na stole, a získáte tak prostor k stání. Dodá vám to energii, přítomnost, pocit, že jste v jedné místnosti se svými kolegy. Budete mít najednou prostor a chuť k gestikulaci a zaujmete tak i lidi na opačné straně.

Po ruce můžete mít vytištěnou agendu schůzky, používat post-ity, … a vše, co k efektivitě potřebujete. Použijte televizor pro extra obrazovku. Kognitivně je nejtěžší vést synchronizované diskuse, budete potřebovat energii a prostor, abyste to zvládli bez psychické újmy ve formě těžké únavy myslet i po setkání.

Stanovte normy

Když se přesouváte z fyzického do digitálního světa, přizpůsobte původní cíle, které jste si stanovili. Potom je už víc neměňte. Musí být hned na začátku stanoveno, co chceme udělat, co z toho dokážeme udělat a zda chceme dělat něco jinak než ve fyzickém světě. Přišel někdo s novými tématy? Zahrňte je do agendy.

Když jste v jedné místnosti živo, je snadné utišit diskusi zvýšením hlasu. Při online synchronizovaných schůzkách je to extrémně obtížné. Prosazujte zvedání rukou. Vřele oslovte kolegy: „Petře, co si myslíš o tom?“

Vyvolejte dobrou diskuzi. V synchronizovaných diskusích se lidé nedokážou vnímat a poslouchat naplno. Udržte přirozený tok diskuze. Toto je zajímavé, víš mi o tom říct víc? Upřete tak pozornost na jednu osobu.

Neustále udržujte vysoký standard. Nebude sice tak vysoký online, ale jsme na něj zvyklí. Stanovte to jasně, zachovejte profesionalitu. Jsme doma, ale stále pracujeme s dávkou serióznosti, účelnosti a udržujeme kontinuitu ekonomiky.

Participujte

Jak často se potřebujeme setkat, abychom neztratili cíle? Potřebujeme posunout termíny nebo redukovat cíle? Zvažte časy setkání online. Vyhněte se časům, kdy jsou komunikační platformy přetížené. Technické výpadky jsou normální. Pokud potřebujete restart, ať už technický nebo osobní, dejte vědět svým kolegům, vyřešte problém a vraťte se po pár minutách.

Naše denní rutina se změnila. Možná musíme právě vyvenčit psa nebo houpat dítě na koleně. Náš pracovní den se stává chaotičtějším. Přizpůsobme si aktivity. Naučme se rozlišovat nepohodlné od nepřiměřeného.

Plánujte načasování

Standardní časy, na které jsme zvyklí ve fyzickém světě, nyní nefungují. Má-li trvat schůzka déle než 90 minut, zahrňte do ní pravidelné přestávky. Dělejte to formálně, plánovaně, nekompromisně. Postačí 5 minut.

Nezapomínejte na diskuzi každých 15–20 minut. Témata nechceme zabíjet, ale chceme plynule procházet diskuzemi k dalším pasážím.

8–10 minut je optimální čas pro vysvětlení jednoho tematického celku.

Chcete-li udržet momentum, soustředění a zanícení, měli byste předmluvu po uplynutí této doby přerušit diskusí nebo přestávkou.

Zapněte si stopky. Mezi pasážemi udělejte vždy shrnutí. Ve fyzickém světě to není tak důležité, ale online je to nevyhnutelné. Vyzvěte kolegy, aby pochopené téma sesumarizovali.

Znáte to trapné ticho, které občas nastane? Je to v pořádku, pokud hned po něm začnete oslovovat kolegy jménem a vtahovat je do diskuse. Dělejte to vroucně, ale s energií. Pokud se někomu něco nelíbí, požádejte ho, aby vám to napsal do soukromé zprávy. Vedle setkání můžete mít pro takové situace zapnutý například Slack na mobilu. Ten využijete třeba i na to, když váš zvuk není kvalitní a kolega vás chce upozornit.

Zopakujte, co jste řekli. Pokud je to nutné, zopakujte totéž několikrát. V online světě potřebujete všeho mnoho. A ještě mnohem víc, než jste zvyklí. Zvedněte ruku přímo do kamery, když se vám něco zalíbilo. Ukažte nadšení ve tváři. Vydejte ze sebe energii. Nabudíte tak i své kolegy.

Pokládejte otázky

Jaký je cíl? Co chceme udělat? Jsme na jedné vlně? Vyzkoušejte hraní rolí. Není to jen abstraktní cvičení. Prostřednictvím hry máte možnost vyjádřit své pocity vůči druhé osobě, co se vám líbí a také co ne. To, co máte rádi ve fyzickém prostoru, využívejte také online. Jste výmluvný? Povyšte to v online v prostoru, využijte toho, co máte, ještě agresivněji. Jděte po zajímavých, náročných otázkách. Dodá vám to energii, angažovanost a zvýšíte velmi jednoduše zájem kolegů během setkání.

Všichni si zvykáme na nové způsoby přístupu k práci. Přechod z fyzického světa do online platformy nás mnohé vytrhne z naší komfortní zóny. Je důležité si přiznat, že ačkoli je tato forma jiná a v některých formách náročná, tak má i své výhody. Možná největší je, že nám umožňuje zůstat v kontaktu a zapojit se do aktivit v době, která je pro nás všechny zkouškou.

Zůstaňte zdraví. Dobří. A šťastně v kontaktu.